مدیریت یکپارچه شرکتهای پروژهمحور با سامانبان
- سامانبان به شرکتهای مهندسی، مشاورهای، پیمانکاری و خدماتی کمک میکند تا پروژهها، وظایف کارکنان، زمانبندی، هزینهها، اسناد، ارتباط با مشتریان و خدمات میدانی را در یک سامانه یکپارچه مدیریت کنند و وضعیت واقعی هر پروژه را در لحظه ببینند.
CRM
امکانات و ویژگی ها :
- امکان تعریف نامحدود کاربران حقیقی و حقوقی
- امکان قرار دادن کاربران حقیقی به عنوان زیر مجموعه از کاربران حقوقی (کارکنان یک شرکت)
- امکان ارتباط با کاربر از طریق پیامک و ایمیل
- تبدیل خامکان تعیین گروه اصلی و گروه های فرعی به صورت مجزا برای هر کاربرودکار فرصت به فاکتور
- ارسال پیام تبریک تولد
- درج توضیحات برای کاربر جهت تولید آرشیو ارتباطات با مشتری
- نمایش جزئیات و میانبرهای مفید مربوط به کاربر در هرجای سیستم با کلیک روی نام
- و بسیاری موارد دیگر
پین بورد
امکانات و ویژگی ها :
- گردش کار بر اساس مراحل دلخواه
- تعریف آنی کار
- دستیار کارا برای مدیران
- تعریف مراحل برای روند یک پروژه
- ثبت توضیحات در هر مرحله
- امکان Drag & Drop در نمای کلی مراحل
- ثبت یادداشت و توضیحات در هر زمان
- گزارش از روند کار و وضعیت کار، اشخاص و مراحل
مدیریت پروژه
امکانات و ویژگی ها :
- ایجاد پروژه،کارها، فعالیت های مختلف، پیگیری و ارجاع کارها به سایر کاربران
- مدیریت پروژه ها
- ایجاد و ارجاع کار
- ثبت فعالیت ها
- ثبت سریع کار و فعالیت
- امکان برآورد هزینه
- قرارملاقات و جلسات
- گزارش زمانی و مالی کارها
- گردش کار و شرح وظایف
- ایجاد درخت پروژه با سطوح نامحدود
- ایجاد TASK یا وظیفه برای یک شخص در هر یک از پروژه ها
- تعریف مراحل برای اجرای یک پروژه و مشخص کردن مرحله در هر وظیفه
- ثبت مهلت انجام کار برای هر وظیفه
- تعیین سطح فوریت برای هر وظیفه
- ثبت یادداشت و اقدامات
- ارجاع وظیفه به شخص دیگر
- گزارش از وظایف بر اساس وضعیت کار، اشخاص و مراحل
- سیستم هشدار وظایف برای اطلاع رسانی سریع
- گزارش فعالیت ها
- رصد کردن دقیق فعالیت های کاربران
- امکان مشاهده فعالیت ها در بازه دلخواه
- کنترل زمان انجام فعالیت ها و کیفیت کار انجام شده
سرویس در محل
امکانات و ویژگی ها :
- تعریف سرویس کارها و مدیران مربوطه
- زمان بندی دقیق و کلی سرویس ها در دوره های تعریف شده
- نمایش سرویس ها در تقویم شخصی و مدیریت
- امکان پیوستگی مکان و سرویس به ازای هر پروژه
- کنترل موقعیت سرویس کار با جی پی اس
- گزارشات آنلاین سرویس
- گزارش زمان های صرف شده سرویس کار به ازای هر سرویس
- امکان امتیازدهی و هزینه به هر سرویس
- امکان محاسبه دستمزد سرویس کار بر اساس نوع کار و مدت زمان کار
- امکان ارسال مستندات مانند عکس و فایل و گزارشات برخط
- هشدار انجام ندادن سرویس برای مدیر و اشخاص دلخواه
- امکان اعتبارسنجی گزارش سرویس کاران توسط مدیران مربوطه در لحظه
- ارسال پیامک با داده های مورد نیاز به سرویس کار در هنگام تعریف سرویس
- امکان تقسیم بندی خودکار با توجه به تعداد سرویس کاران
- امکان ثبت اپراتور به جای سرویس کار در مواقع مورد نیاز
- پیوستگی کامل با تقویم جهت مدیریت زمان
- نظارت و کنترل مدیران بر کیفیت و کمیت انجام سرویس ها
- امکان جداسازی و نمایش سرویس های انجام شده معلق و عقب افتاده در لحظه در تقویم مدیران
- دسترسی انتخاب سرویس و سرویسکار در دسته فنی و فروش
- امکان تعریف فیلد هزینه توسط سرویس کار یا اپراتور
- امکان نمایش اقدامات انجام شده در باشگاه مشتریان
- امکان انتخاب و ثبت توضیحات لازم مثل شماره سریال و توضیحات محصول به صورت دستی یا انتخابی
- نمایش دیرکرد یا زودکرد سرویس ها
چرا مدیریت شرکتهای پروژهمحور بدون یک سامانه یکپارچه دشوار است؟
در یک شرکت پروژهمحور، اطلاعات میان مدیر پروژه، کارشناسان، مشتریان، پیمانکاران، فایلها و پیامرسانها جابهجا میشود. اگر این اطلاعات در یک سامانه واحد ثبت نشوند، مدیر نمیتواند وضعیت واقعی پروژهها، مسئولیت افراد، تأخیرها، هزینهها و تعهدات شرکت را بهدرستی کنترل کند.
- نامشخصبودن وضعیت واقعی هر پروژه
- پراکندگی وظایف میان تماسها و پیامرسانها
- مشخص نبودن مسئول هر فعالیت
- فراموششدن موعدها و تحویلهای مهم
- نبود گزارش دقیق از پیشرفت پروژه
- دشواری مدیریت چند پروژه بهصورت همزمان
- پراکندگی فایلها، اسناد و مکاتبات
- نامشخصبودن هزینههای مرتبط با پروژه
- وابستگی زیاد مدیر به گزارش شفاهی کارکنان
- قطع ارتباط اطلاعات فروش پس از عقد قرارداد
از شناسایی مشتری تا اجرای پروژه و تحویل نهایی
سامانبان اطلاعات مشتری، مذاکرات فروش، قرارداد، پروژه، مراحل اجرایی، وظایف، زمانها، هزینهها، اسناد و گزارشهای کارکنان را به یک جریان یکپارچه تبدیل میکند تا مدیر بتواند چند پروژه را از یک مرکز فرماندهی دیجیتال کنترل کند.
سامانبان چگونه یک پروژه را از ابتدا تا انتها مدیریت میکند؟
ثبت سرنخ و مشتری
ثبت اطلاعات مشتری، نیازها، مذاکرات و فرصت فروش.
بررسی و پیشنهاد
ثبت جلسات، پیگیریها، پیشنهادها و اطلاعات اولیه پروژه.
تعریف پروژه
ایجاد پروژه، تعیین مدیر، اعضای تیم و اطلاعات پایه.
طراحی مراحل
تعریف مراحل، فعالیتها، وظایف و ساختار اجرای پروژه.
تخصیص مسئولیت
تعیین مسئول، اجراکننده، ناظر و زمان انجام هر فعالیت.
اجرای فعالیتها
ثبت اقدامات، گزارشها، زمان صرفشده و وضعیت کارها.
کنترل پیشرفت
بررسی فعالیتهای تکمیلشده، جاری، متوقف و عقبافتاده.
تحویل و جمعبندی
ثبت نتایج، مستندات، تحویلها و گزارش نهایی پروژه.
ابزارهای یکپارچه برای مدیریت پروژه، تیم و مشتری
مدیریت چند پروژه همزمان
تعریف و کنترل پروژههای متعدد با مدیران، اعضای تیم، وضعیتها، مراحل و اطلاعات مستقل.
ساختار شکست کار پروژه
تقسیم پروژه به مراحل، فعالیتها و وظایف کوچکتر برای کنترل دقیقتر اجرای کار.
مدیریت وظایف کارکنان
تعیین مسئول، اجراکننده، موعد، اولویت و وضعیت هر وظیفه همراه با امکان ثبت گزارش.
کنترل زمانبندی
ثبت تاریخ شروع، موعد تحویل و وضعیت زمانی فعالیتها برای شناسایی تأخیرها.
کنترل پیشرفت پروژه
مشاهده وضعیت مراحل و فعالیتها و بررسی کارهای تکمیلشده، جاری یا عقبافتاده.
مدیریت اسناد و فایلها
نگهداری فایلها، مستندات و اطلاعات مرتبط در پرونده همان پروژه یا فعالیت.
مدیریت مشتریان با CRM
ثبت مشتریان، سرنخها، فرصتهای فروش، تماسها، مذاکرات و پیگیریها پیش از آغاز پروژه.
همکاری تیمی در بینبورد
ایجاد ارتباط منظم میان اعضای تیم و نگهداری گفتگوها و اطلاعات مرتبط با فعالیتهای کاری.
خدمات و مأموریتهای حضوری
برنامهریزی خدمات در محل، تعیین مسئول و ثبت گزارش اقدامات انجامشده برای مشتری.
مدیریت هزینههای پروژه
ثبت و دستهبندی اطلاعات هزینهای مرتبط با پروژه برای بررسی و گزارشگیری مدیریتی.
سطوح دسترسی کاربران
تعیین دسترسی افراد بر اساس نقش، مسئولیت، پروژه و جایگاه سازمانی.
گزارشهای مدیریتی
دسترسی مدیر به وضعیت پروژهها، وظایف، موعدها، مسئولان و فعالیتهای عقبافتاده.
چه مجموعههایی میتوانند از سامانبان استفاده کنند؟
- شرکتهای مهندسی و مشاوره
- شرکتهای پیمانکاری
- شرکتهای ساختمانی و عمرانی
- دفاتر معماری و طراحی
- شرکتهای تأسیساتی و خدمات فنی
- شرکتهای فناوری اطلاعات
- شرکتهای نصب و راهاندازی
- مجموعههای دارای چند پروژه همزمان
مدیر شرکت چه اطلاعاتی را مشاهده میکند؟
- تعداد پروژههای فعال و متوقفشده
- وضعیت پیشرفت هر پروژه
- وظایف امروز و فعالیتهای عقبافتاده
- مسئول هر مرحله و فعالیت
- پروژههای نزدیک به موعد تحویل
- گزارش عملکرد اعضای تیم
- اسناد و آخرین تغییرات پروژه
- وضعیت مشتری و پیگیریهای مرتبط
- هزینههای ثبتشده برای پروژه
- خدمات و مأموریتهای انجامشده
مدیریت چند پروژه با سامانبان چگونه انجام میشود؟
مدیر شرکت در ابتدای روز وارد داشبورد میشود و پروژههای فعال، وظایف موعدرسیده و فعالیتهای عقبافتاده را مشاهده میکند. برای فهمیدن وضعیت پروژهها نیازی به تماس با تکتک کارکنان یا بررسی چندین گروه پیامرسان ندارد.
هر کارشناس وظایف خود را مشاهده میکند، اقدامات انجامشده را گزارش میدهد و فایلها یا مستندات مرتبط را در همان فعالیت قرار میدهد. مدیر پروژه نیز وضعیت کارها را بررسی کرده و در صورت نیاز مسئولیت یا زمانبندی را اصلاح میکند.
اطلاعات مشتری، مذاکرات، پروژه، وظایف، گزارشها و خدمات حضوری در یک مسیر مرتبط باقی میمانند و سابقه پروژه با تغییر کارکنان از بین نمیرود.
گزارشهایی که مدیر شرکت پروژهمحور به آنها نیاز دارد
چرا فایلهای پراکنده و پیامرسانها برای مدیریت پروژه کافی نیستند؟
| موضوع | مدیریت سنتی | مدیریت با سامانبان |
|---|---|---|
| وضعیت پروژهها | وابسته به تماس و گزارش شفاهی | ثبت و مشاهده در یک سامانه |
| وظایف کارکنان | پراکنده در پیامرسان و یادداشتها | مسئول، زمان و وضعیت مشخص |
| کنترل تأخیرها | شناسایی دیرهنگام | مشاهده فعالیتهای عقبافتاده |
| اسناد و فایلها | پراکنده در رایانه و پیامرسان | مرتبط با پروژه و فعالیت |
| اطلاعات مشتری | جدا از اطلاعات اجرای پروژه | پیوسته از CRM تا پروژه |
| مدیریت چند پروژه | دشوار و وابسته به فایلهای متعدد | کنترل پروژهها در یک مرکز واحد |
| گزارش مدیریت | زمانبر و وابسته به کارکنان | دسترسی سریع به اطلاعات ثبتشده |
سامانبان چه تغییری در شرکت ایجاد میکند؟
شفافیت وضعیت پروژهها
مدیر بدون جمعآوری گزارشهای دستی، وضعیت فعالیتها و مسئولیتها را مشاهده میکند.
کاهش فراموشی و تأخیر
موعدها، وظایف و فعالیتهای عقبافتاده مشخص هستند و احتمال فراموششدن کارها کاهش مییابد.
پاسخگویی دقیقتر کارکنان
مسئول هر فعالیت، زمان انجام و گزارش ثبتشده بهصورت روشن در سامانه باقی میماند.
کاهش وابستگی به افراد
سوابق پروژه در سامانه ثبت میشوند و با جابهجایی کارکنان از بین نمیروند.
هماهنگی بهتر تیم
اطلاعات، وظایف، گزارشها و مستندات در یک مسیر مشخص میان اعضای تیم جریان پیدا میکنند.
تصمیمگیری بر اساس اطلاعات
مدیر بهجای حدس و گزارشهای پراکنده، از اطلاعات ثبتشده برای تصمیمگیری استفاده میکند.
راهاندازی سامانبان در یک شرکت پروژهمحور چگونه انجام میشود؟
تحلیل فرایندها
ساختار شرکت، انواع پروژه، نقشها و گردش فعلی کار بررسی میشوند.
طراحی ساختار پروژه
مراحل، وضعیتها، وظایف و مسئولیتهای موردنیاز در سامانه تنظیم میشوند.
انتقال اطلاعات
اطلاعات قابل استفاده مشتریان، پروژهها و کاربران برای ورود آماده میشوند.
آموزش و راهاندازی
کاربران آموزش میبینند و استفاده آزمایشی و سپس عملیاتی از سامانه آغاز میشود.
سؤالات متداول درباره نرمافزار مدیریت شرکتهای پروژهمحور
نرمافزار مدیریت شرکت پروژهمحور چه کاربردی دارد؟
این سامانه برای مدیریت مشتریان، پروژهها، مراحل اجرایی، وظایف کارکنان، زمانبندی، اسناد، خدمات حضوری و گزارشهای مدیریتی مورد استفاده قرار میگیرد.
آیا میتوان چند پروژه را همزمان مدیریت کرد؟
بله. هر پروژه میتواند مدیر، اعضای تیم، مراحل، وظایف، اسناد و وضعیت مستقل خود را داشته باشد.
آیا میتوان برای هر پروژه مراحل متفاوت تعریف کرد؟
بله. ساختار پروژه و مراحل اجرایی میتوانند متناسب با نوع فعالیت و فرایندهای شرکت تعریف شوند.
آیا وظایف کارکنان در سامانه قابل پیگیری است؟
بله. برای هر وظیفه میتوان مسئول، موعد، اولویت و وضعیت تعیین کرد و گزارش اقدامات انجامشده را ثبت نمود.
آیا فایلها و اسناد پروژه قابل نگهداری هستند؟
بله. اسناد و فایلهای مرتبط میتوانند در پرونده پروژه یا فعالیت مربوطه قرار گیرند تا دسترسی به سوابق آسانتر شود.
آیا اطلاعات مشتری به پروژه متصل میشود؟
بله. اطلاعات مشتری، مذاکرات و پیگیریهای CRM میتوانند در ادامه به پروژه و فعالیتهای اجرایی مرتبط شوند.
آیا امکان ثبت مأموریت یا خدمت در محل وجود دارد؟
بله. فعالیتهای حضوری میتوانند برنامهریزی شده، به مسئول مربوطه واگذار و گزارش نتیجه آنها ثبت شود.
آیا دسترسی کاربران قابل کنترل است؟
بله. دسترسی کاربران بر اساس نقش، مسئولیت و ساختار تعریفشده شرکت قابل تنظیم است.
اطلاعات قبلی پروژهها چگونه منتقل میشوند؟
ابتدا فایلها و اطلاعات موجود بررسی میشوند و دادههای قابل استفاده پس از پاکسازی برای ورود به سامانه آماده میشوند.
قیمت و زمان استقرار چگونه تعیین میشود؟
هزینه و زمان استقرار بر اساس تعداد کاربران، تعداد فرایندها، ماژولهای انتخابی، حجم اطلاعات و میزان سفارشیسازی موردنیاز مشخص میشود.