از گذشته تاکنون مدارک و اسناد در شرکت ها، سازمان ها و کسب و کارهای کوچک و بزرگ در جایی آرشیو شده و نگهداری می شود. اسناد و مستنداتی که بیشتر در گذشته از آنها استفاده می شده است و سازمان ها و شرکت ها این اسناد و مستندات را به عنوان تاریخچه نگهداری می کنند. البته مستندات برای برخی شرکت ها بار حقوقی و برای اغلب سازمان ها اسناد اهمیت فرهنگی و تاریخی دارد. دسترسی بدون محدودیت نسبت به زمان و مکان به این اسناد و داده ها امکانی است که امروزه بر بستر اینترنت با عنوان فضای ابری یا Cloud ارائه می شود.
نرم افزار آرشیو اسناد کاربردهای زیادی دارد ، نرم افزار بایگانی اسناد با توجه به آنکه مکانیزه کردن ثبت اسناد را برعهده دارد در تمامی سازمانها ، مراکز دولتی و خصوصی از جمله صنایع تولیدی ، بازرگانی ، پیمانکاری و … واحدهای مکانیزاسیون دبیرخانه و بایگانی را کامل در اختیار دارد.
ماژول بایگانی آنلاین سامان بان
نسخه حرفه ای
نسخه استاندارد
نسخه پایه
عنوان
زیرسامانه نگهداری اسناد
طبقه بندی موضوعی اسناد
امکان ثبت محل نگهداری اسناد
امکان تعریف زونکن ها و پوشه ها
امکان رنگ بندی زونکن ها
امکان تعریف سطوح دسترسی به زونکن، پوشه و سند
امکان اعطا یا سلب دسترسی برای هر کاربر
تاریخ و ساعت ثبت سند
شماره پرونده و زونکن
کاربر ثبت کننده سند در برنامه
کلمات کلیدی برای پیدا کردن / یافتن سریع سند
امکان جستجوی بر اساس همه ی مشخصات وارد شده برای هر سند
امکان ارتباط بین اسناد در بایگانی های مختلف
امکان الصاق پیوست های مختلف به یک پرونده
jpg و Tiff امکان اسکن تصاویر از درون سیستم و ذخیره آنها به دو فرمت
امکان مدیریت چند بایگانی مختلف در نرم افزار
امکان بایگانی پیوستهای(فایلهای) اسناد سالهای گذشته و خروج آن از سیستم برای افزایش سرعت در حجم اطلاعات بالا و عدم نیاز به سخت افزار بالاتر
درج مکان فیزیکی و توضیحات زونکن های تعریف شده بایگانی
