نرمافزار مدیریت رستوران و تالار؛ کنترل مالی، انبار، کارکنان و مشتریان در یک سامانه
- سامانبان به مدیران رستورانها، تالارها، کترینگها و مجموعههای پذیرایی کمک میکند تا حسابها، خرید و موجودی مواد اولیه، ورود و خروج کارکنان، هزینهها و ارتباط با مشتریان را بهصورت یکپارچه مدیریت کنند و با دسترسی به گزارشهای دقیق، اتلاف منابع و هزینههای پنهان را کاهش دهند.
CRM
امکانات و ویژگی ها :
- امکان تعریف نامحدود کاربران حقیقی و حقوقی
- امکان قرار دادن کاربران حقیقی به عنوان زیر مجموعه از کاربران حقوقی (کارکنان یک شرکت)
- امکان ارتباط با کاربر از طریق پیامک و ایمیل
- امکان تعیین گروه اصلی و گروه های فرعی به صورت مجزا برای هر کاربر
- ارسال پیام تبریک تولد
- درج توضیحات برای کاربر جهت تولید آرشیو ارتباطات با مشتری
- نمایش جزئیات و میانبرهای مفید مربوط به کاربر در هرجای سیستم با کلیک روی نام
- و بسیاری موارد دیگر
حضور و غیاب
امکانات و ویژگی ها :
- سیستم هوشمند ورود و خروج بر اساس ورود کاربر در سیستم
- امکان حذف دستگاه های کنترل تردد
- امکان اتصال به دستگاه حسگر اثر انگشت و تشخیص چهره
- امکان ثبت گروه های شیفت کاری به تفکیک روزهای هفته
- امکان ثبت ۴ شیفت در یک روز برای یک گروه شیفت ERPحضور و غیاب
- امکان تعریف و ثبت ساعات استراحت و انتخاب آنها توسط کاربر در زمان خروج به منظور بدست آوردن ساعت کار دقیق
- امکان ثبت و تغییر ساعات ورود و خروج یک کارمند توسط مدیر سیستم
- فرایند درخواست مرخصی روزانه و ساعتی از ثبت درخواست تا تایید آن توسط مدیر مربوطه
- امکان نمایش نتایج آماری به صورت لحظه ای، روزانه و ماهانه با جزییات کامل شامل ساعت کار موظفی، اضافه کاری یا کسری کار، تعداد روز های مرخصی یا غیبت و ..,
- فرآیند درخواست مرخصی روزانه و ساعتی از ثبت درخواست تا تایید آن توسط مدیر مربوطه
- فرآیند درخواست اضافه کاری از ثبت درخواست تا تایید آن توسط مدیر مربوطه بر اساس خواسته ها و قوانین شرکت
- فرایند ثبت ساعات ماموریت و تایید آن توسط مدیر مربوطه
- ایجاد حقوق و دستمزد بر اساس فرآیندهای شرکت
انبار و کالا
امکانات و ویژگی ها :
- ثبت انتقال بین انبار
- ثبت رسید و حواله انبار
- مقداری و ریالی
- مشاهده لیست سریال های یک کالا
- مشاهده موجودی کالا به تفکیک انبار
- مشاهده قدیمی ترین کالاهای انبار بر اساس تاریخ خرید
- تعریف گروه کالا با سطوح نامحدود
- تعریف مشخصات دقیق برای کالا
- تعریف واحد های مختلف کالا
- ثبت UPC برای کالا
- ثبت نوع رنگ و گارانتی و خدمات اختصاصی برای یک کالا
- هشدار منفی شدن انبار
- ثبت سریال برای کالا
- تولید خودکار و چاپ سریال برای کالا
- ثبت انواع فاکتور شامل خرید، فروش، برگشت از خرید، برگشت از فروش، پیش فاکتور و سفارش خرید
- تعریف دسته فاکتورهای دلخواه
- ارسال پیامک تشکر از خرید
- ثبت تغییرات فاکتور به صورت دقیق
- امکان ارسال هشدار برای کاربر در شرایط خاص در زمان ثبت فاکتور
- انبارداری نامحدود و انبارداری شعبات
حسابداری مالی پایه
امکانات و ویژگی ها :
- فرم سازی دلخواه جهت انجام هر گونه عملیات مالی
- تعریف انواع اسناد حسابداری
- مدیریت حسابها
- امکان تعریف مراکز هزینه
- اختصاص مرکز هزینه ها به کاربران
- مدیریت حرفه ای چک های دریافتنی و پرداختنی
- ایجاد سیستم چندمرحله ای جهت نظارت و کنترل امور مالی
- ثبت دریافتی ها و پرداختی ها با سهولت کامل و بدون نیاز به دانش حسابداری
- تایید چند مرحله ای دریافت ها و پرداخت ها
- ارسال پیام کوتاه خودکار پس از واریز وجه برای اطلاع رسانی
- ایجاد فرم هایی برای ثبت انتقالات مالی با دسترسی محدود به حساب ها با نام دلخواه از روی درخت حساب
- ایجاد فرم تنخواه با قابلیت تعیین دسترسی برای کارمندان ذی ربط
- کنترل کامل بدهکاران و وصول مطالبات
- کاهش تاخیر پرداخت مشتریان بدحساب با اعمال محدودیت های دلخواه
- امکان تعریف دوره مالی دلخواه و دسترسی به همه دوره ها در یک پنجره
چرا مدیریت رستوران و تالار بدون یک سامانه یکپارچه دشوار است؟
بخش مهمی از هزینهها و ناکارآمدی یک رستوران یا تالار، نه در کیفیت غذا، بلکه در پراکندگی اطلاعات مالی، موجودی مواد اولیه، عملکرد کارکنان و ارتباط با مشتریان شکل میگیرد. وقتی هر بخش با فایل، دفتر یا نرمافزار جداگانه مدیریت شود، مدیر تصویر دقیقی از وضعیت واقعی مجموعه نخواهد داشت.
- نامشخصبودن موجودی واقعی مواد اولیه و کالاها
- خریدهای تکراری یا بدون اطلاع از موجودی انبار
- ثبت نشدن منظم ورود و خروج کارکنان
- دشواری محاسبه کارکرد و حضور پرسنل
- پراکندگی اسناد، هزینهها و اطلاعات مالی
- نبود گزارش دقیق از دریافتها و پرداختها
- فراموششدن پیگیری مشتریان و درخواستهای آنها
- نبود سابقه یکپارچه از مشتریان و قراردادها
- وابستگی زیاد مدیریت به گزارشهای دستی کارکنان
- دشواری کنترل همزمان چند واحد یا شعبه
سامانبان چگونه به مدیریت رستورانها و تالارها کمک میکند؟
سامانبان اطلاعات مشتریان، کارکنان، کالاها، موجودی انبار و اسناد مالی را در یک سامانه متمرکز میکند. مدیر مجموعه میتواند بهجای جمعآوری گزارشهای پراکنده، وضعیت بخشهای اصلی کسبوکار را از یک محیط واحد مشاهده و کنترل کند.
کنترل بخشهای کلیدی رستوران و تالار در یک سامانه
مدیریت مشتریان با CRM
ثبت اطلاعات مشتریان، سوابق تماسها، درخواستها، پیگیریها، یادآوریها و فرصتهای ارتباطی در یک پرونده منظم و قابل دسترس.
- ثبت مشخصات و راههای ارتباطی مشتریان
- ثبت سوابق تماس و پیگیری
- تعریف یادآوری برای تماسهای بعدی
- دستهبندی و جستوجوی سریع مشتریان
مدیریت حضور و غیاب کارکنان
کنترل زمان ورود و خروج کارکنان، دسترسی به گزارشهای کارکرد و کاهش خطاهای ناشی از ثبت دستی حضور پرسنل.
- ثبت و کنترل ورود و خروج کارکنان
- مشاهده گزارش کارکرد پرسنل
- کنترل تأخیرها و غیبتها
- دسترسی مدیر به اطلاعات حضور کارکنان
مدیریت انبار و کالا
ثبت ورود و خروج کالاها و مواد اولیه، مشاهده موجودی و دسترسی به سوابق گردش هر کالا برای کنترل بهتر انبار.
- تعریف کالاها و مواد اولیه
- ثبت ورود و خروج از انبار
- مشاهده موجودی کالاها
- دسترسی به سوابق گردش موجودی
حسابداری مالی پایه
مدیریت اسناد مالی، ثبت اطلاعات حسابداری و دسترسی به گزارشهای موردنیاز برای کنترل بهتر وضعیت مالی مجموعه.
- ثبت و مدیریت اسناد مالی
- ثبت دریافتها و پرداختها
- دسترسی به گزارشهای مالی
- کاهش پراکندگی اطلاعات حسابداری
اطلاعات چگونه در سامانبان مدیریت میشوند؟
ثبت اطلاعات
اطلاعات مشتریان، کارکنان، کالاها و اسناد مالی بهصورت منظم در سامانه ثبت میشوند.
دستهبندی اطلاعات
اطلاعات بر اساس نوع، تاریخ، مسئول مربوطه و وضعیت دستهبندی و قابل جستوجو میشوند.
کنترل عملیات
مدیر میتواند وضعیت موجودی، حضور کارکنان، پیگیری مشتریان و امور مالی را کنترل کند.
گزارش مدیریتی
اطلاعات ثبتشده به گزارشهای قابل استفاده برای بررسی و تصمیمگیری مدیر تبدیل میشوند.
چه کسبوکارهایی میتوانند از سامانبان استفاده کنند؟
- رستورانها و مجموعههای غذایی
- تالارهای پذیرایی و مجموعههای برگزاری مراسم
- کترینگها و تهیه غذا
- کافیشاپها و مجموعههای پذیرایی
- مجموعههای دارای چند واحد یا شعبه
- مجموعههایی با تعداد زیاد کارکنان
- کسبوکارهای نیازمند کنترل مالی و انبار
مدیر مجموعه چه اطلاعاتی را مشاهده میکند؟
- وضعیت ورود و خروج کارکنان
- گزارش کارکرد و حضور پرسنل
- موجودی کالاها و مواد اولیه
- سوابق ورود و خروج از انبار
- اسناد و گزارشهای مالی ثبتشده
- دریافتها و پرداختهای مجموعه
- اطلاعات و سوابق مشتریان
- پیگیریها و یادآوریهای مرتبط با مشتریان
مدیریت روزانه مجموعه با سامانبان
مدیر مجموعه در ابتدای روز میتواند وضعیت حضور کارکنان را بررسی کند و بدون جمعآوری گزارشهای دستی، از ورود، خروج، تأخیر یا غیبت پرسنل مطلع شود.
در طول روز، ورود و خروج کالاها و مواد اولیه در انبار ثبت میشود و اطلاعات موجودی در دسترس مسئولان قرار میگیرد. همزمان، اطلاعات مشتریان، تماسها و پیگیریها نیز در پروندههای منظم ذخیره میشوند.
اطلاعات مالی مجموعه نیز در بخش حسابداری ثبت شده و مدیر میتواند برای بررسی وضعیت دریافتها، پرداختها و اسناد مالی به گزارشهای ثبتشده مراجعه کند.
چرا استفاده از چند فایل و ابزار جداگانه کافی نیست؟
| موضوع | مدیریت سنتی | مدیریت با سامانبان |
|---|---|---|
| اطلاعات مشتریان | پراکنده در دفتر، تلفن و فایلها | پرونده یکپارچه و قابل جستوجو |
| حضور کارکنان | ثبت دستی و مستعد خطا | ثبت و گزارش منظم کارکرد |
| موجودی انبار | وابسته به شمارش و گزارش دستی | ثبت گردش و مشاهده موجودی |
| اسناد مالی | پراکنده و دشوار برای پیگیری | ثبت متمرکز و گزارشپذیر |
| گزارش مدیریت | دیرهنگام و وابسته به کارکنان | دسترسی سریعتر به اطلاعات ثبتشده |
| توسعه سامانه | ابزارهای جداگانه و ناهماهنگ | بستر یکپارچه و قابل توسعه |
سامانبان چه تغییری در مدیریت مجموعه ایجاد میکند؟
کاهش پراکندگی اطلاعات
اطلاعات مشتریان، کارکنان، کالاها و امور مالی در یک سامانه واحد ثبت و نگهداری میشوند.
کنترل بهتر هزینهها
ثبت منظم اطلاعات انبار و مالی، امکان بررسی دقیقتر گردش کالاها و وضعیت هزینههای مجموعه را فراهم میکند.
کاهش وابستگی به افراد
اطلاعات مهم مجموعه بهجای باقیماندن در ذهن یا فایل شخصی کارکنان، در سامانه ثبت میشوند.
افزایش نظم کارکنان
ثبت ورود و خروج و دسترسی به گزارشهای کارکرد، کنترل حضور پرسنل را دقیقتر میکند.
پیگیری بهتر مشتریان
تماسها، درخواستها و پیگیریهای مشتریان در پرونده آنها ثبت میشود و کمتر به فراموشی سپرده میشود.
تصمیمگیری بر اساس اطلاعات
مدیر بهجای اتکا به حدس و گزارشهای شفاهی، از اطلاعات ثبتشده برای تصمیمگیری استفاده میکند.
راهاندازی سامانبان در رستوران یا تالار چگونه انجام میشود؟
تحلیل نیازها
ساختار مجموعه، کاربران و فرایندهای اصلی بررسی میشوند.
تعریف اطلاعات پایه
کاربران، کارکنان، مشتریان، کالاها و اطلاعات اولیه در سامانه تعریف میشوند.
آموزش و راهاندازی
کاربران با بخشهای موردنیاز خود آشنا شده و استفاده آزمایشی از سامانه آغاز میشود.
پشتیبانی و توسعه
پس از راهاندازی، فرایندها بررسی و در صورت نیاز اصلاح یا توسعه داده میشوند.
سؤالات متداول درباره سامانبان برای رستورانها و تالارها
سامانبان چه بخشهایی از رستوران یا تالار را مدیریت میکند؟
این سامانه بر مدیریت مشتریان، حضور و غیاب کارکنان، انبار و کالا و امور حسابداری و مالی مجموعه تمرکز دارد.
آیا میتوان اطلاعات مشتریان را در سامانبان ثبت کرد؟
بله. اطلاعات تماس، سوابق ارتباط، درخواستها، پیگیریها و یادآوریهای مرتبط با مشتریان در بخش CRM ثبت میشوند.
آیا ورود و خروج کارکنان قابل کنترل است؟
بله. سامانه امکان ثبت و بررسی ورود و خروج کارکنان و دسترسی به گزارشهای کارکرد آنها را فراهم میکند.
آیا امکان مدیریت مواد اولیه و کالاها وجود دارد؟
در ماژول انبار میتوان کالاها و مواد اولیه را تعریف، ورود و خروج آنها را ثبت و موجودی ثبتشده را مشاهده کرد.
آیا سامانبان دارای بخش حسابداری است؟
بله. سامانبان دارای امکانات حسابداری مالی برای ثبت اسناد و دسترسی به گزارشهای مالی موردنیاز مجموعه است.
آیا امکان استفاده در چند واحد یا شعبه وجود دارد؟
ساختار سامانه میتواند متناسب با تعداد کاربران، واحدها و سطح دسترسی موردنیاز مجموعه تنظیم شود. جزئیات نهایی پس از بررسی ساختار کسبوکار مشخص خواهد شد.
آیا اطلاعات قبلی مجموعه قابل انتقال است؟
پس از بررسی فایلها و ساختار اطلاعات موجود، دادههای قابل استفاده پاکسازی و برای انتقال به سامانه آماده میشوند.
آیا بخشهای سامانه قابل توسعه هستند؟
بله. سامانبان یک بستر توسعهپذیر است و فرمها، دسترسیها و فرایندها میتوانند بر اساس نیاز واقعی مجموعه تنظیم یا توسعه داده شوند.
قیمت و مدت راهاندازی چگونه تعیین میشود؟
هزینه و زمان استقرار بر اساس تعداد کاربران، ماژولهای موردنیاز، حجم اطلاعات و میزان تنظیمات یا توسعههای اختصاصی مشخص میشود.